Quản lý nhân sự chính là yếu tố dẫn đến thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Mỗi quốc gia đều có phương pháp quản lý nhân sự khác nhau. Tuy nhiên, nếu phải nói đến phương pháp quản lý được nhiều nhà lãnh đạo áp dụng nhất tại Việt Nam thì chắc chắn phải nói đến cách quản lý nhân sự của người Nhật. Trong bài viết ngày hôm nay, Hà Gia Phát sẽ giúp bạn nắm chắc được bí quyết quản lý kiểu Nhật và hướng dẫn cách dùng phương pháp quản lý vào doanh nghiệp của bạn.
Vì sao cách quản lý nhân sự của người Nhật lại được tìm đến nhiều như vậy?
Nhật Bản là một trong những quốc gia có năng suất làm việc vượt trội cùng với chất lượng hoàn thành công việc ấn tượng. Nhìn vào thành tựu này, các nhà lãnh đạo trên thế giới đã không khỏi thắc mắc về cách quản lý nhân sự và làm sao để dẫn dắt nhân viên sao cho họ có thể phát huy được tối đa năng lực.
Có thể nói, cách quản lý nhân sự của người Nhật là sự kết hợp hài hòa giữa truyền thống và hiện đại, giữa tập thể và cá nhân, giữa kỷ luật và sáng tạo. Một số đặc điểm nổi bật của cách quản lý nhân sự của người Nhật là:
- Tôn trọng và phát huy năng lực của mỗi nhân viên: Người Nhật coi nhân viên là tài sản quý giá của công ty chứ không phải là công cụ lao động. Họ luôn tạo điều kiện cho nhân viên được học hỏi, rèn luyện và phát triển bản thân, đồng thời ghi nhận và đánh giá công sự của họ một cách công bằng và minh bạch.
- Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và gắn kết tập thể: Người Nhật coi công ty là gia đình thứ hai của mình, nơi họ có thể chia sẻ, hỗ trợ và cùng nhau vượt qua khó khăn. Họ luôn coi trọng sự đoàn kết, hợp tác và tôn trọng lẫn nhau trong làm việc. Họ cũng có những hoạt động giao lưu, văn hóa, thể thao để tăng cường mối quan hệ giữa các thành viên trong công ty.
- Khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới: Người Nhật không ngừng nghiên cứu, cải tiến và áp dụng các công nghệ, phương pháp mới để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Họ cũng tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, linh hoạt và khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến, góp ý và tham gia vào quá trình ra quyết định.
Nhờ có cách quản lý nhân sự hiệu quả, các công ty Nhật Bản đã tạo được uy tín, niềm tin và sự hài lòng của khách hàng, đối tác và xã hội. Đó là lý do vì sao cách quản lý nhân sự của người Nhật lại được tìm đến nhiều như vậy.
=> Xem thêm: Cách quản lý nhân viên cứng đầu
2 nguyên tắc cơ bản trong quản lý nhân sự của người Nhật
Để có thể quản lý nhân sự hiệu quả với phương pháp của người Nhật, bạn cần tìm hiểu rõ 2 nguyên tắc cơ bản sau:
Nguyên tắc Omotenashi
Nguyên tắc Omotenashi của người Nhật là một triết lý về cách phục vụ khách hàng một cách tận tâm, chu đáo và tôn trọng. Bạn có thể hiểu Omotenashi là sự chú ý đến những chi tiết nhỏ nhất, sự dự đoán nhu cầu và mong muốn của khách hàng, sự tạo ra một không gian thoải mái và ấm cúng cho khách hàng.
Chính vì ý nghĩa như thế mà triết lý Omotenashi không chỉ áp dụng trong việc phục vụ khách hàng, mà còn được áp dụng vào quản lý nhân sự để tạo ra sự cam kết, động viên và sự phát triển trong tổ chức.
Quản lý khi áp dụng nguyên tắc Omotenashi thì sẽ phải đặt sự quan tâm đến từng nhân viên và nhận thức về nhu cầu và mong muốn của họ lên hàng đầu. Không chỉ thế, nhà quản lý nhân sự cũng cần tạo ra môi trường mà nhân viên cảm thấy được tôn trọng, có giá trị và tự do biểu đạt ý kiến.
Bằng cách này, quản lý có thể tạo ra môi trường làm việc tốt nhất để họ phát triển và đóng góp. Đồng thời, thúc đẩy sự gắn kết và tinh thần đồng đội trong tổ chức.
Nguyên tắc Kaizen
Nguyên tắc kaizen của người Nhật là một phương pháp cải tiến liên tục trong công việc và cuộc sống. Trong đó, Kaizen có nghĩa là “thay đổi tốt” trong tiếng Nhật, và nó dựa trên ý tưởng rằng những cải tiến nhỏ mà thường xuyên sẽ tạo ra những kết quả lớn.
Nguyên tắc kaizen bao gồm năm bước cơ bản: Xác định vấn đề, phân tích nguyên nhân gốc, đề xuất giải pháp, thực hiện giải pháp và kiểm tra kết quả. Áp dụng các bước này vào trong quản lý nhân sự, các nhà lãnh đạo có thể khuyến khích việc cải tiến liên tục trong công việc và tạo điều kiện để nhân viên đóng góp ý kiến, thúc đẩy sự phát triển cá nhân và tạo sự cải tiến liên tục trong tổ chức.
Những điều cần học hỏi từ kỹ năng quản lý kiểu Nhật
Từ các nguyên tắc quản lý nhân sự của người Nhật như Omotenashi và Kaizen, chúng ta có thể rút ra những bài học quan trọng sau:
- Liên tục cải tiến: Nguyên tắc Kaizen khuyến khích việc cải tiến liên tục trong công việc. Áp dụng cách tiếp cận này trong quản lý nhân sự giúp thúc đẩy sự phát triển cá nhân của nhân viên và cải thiện hiệu suất tổ chức.
- Chú trọng đến chi tiết và nhu cầu: Các nhà quản lý, lãnh đạo cần tập trung vào chi tiết nhỏ và dự đoán nhu cầu của nhân viên để tạo điều kiện làm việc tốt nhất. Và đương nhiên, khi có được môi trường làm việc dễ chịu, được quan tâm thì nhân viên có thể phát huy tối đa khả năng và luôn muốn cống hiến cho công ty.
- Quyết định bằng sự đồng thuận: Quyết định thông qua sự đồng thuận giữa các nhân viên, người quản lý và lãnh đạo cấp cao sẽ giúp nâng cao hiệu suất công việc, tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm xung đột một cách hiệu quả.
- Thúc đẩy tinh thần đồng đội: Thường xuyên khuyến khích nhân viên tham gia, đóng góp ý kiến nhằm gắn kết mọi người trong doanh nghiệp. Khi nhân viên hòa thuận, đoàn kết và luôn giúp đỡ lẫn nhau thì hiệu suất công việc cũng ngày một tăng lên và giúp doanh nghiệp đạt được những thành tựu nhất định.
=> Xem thêm: Hướng dẫn cách tính thuế thu nhập cá nhân
Áp dụng quản lý nhân sự Nhật Bản vào doanh nghiệp của bạn
Kỹ năng quản lý nhân sự của người Nhật được đánh giá rất cao tại nhiều quốc gia. Chính vì thế, bạn có thể áp dụng các kỹ năng này vào trong doanh nghiệp của mình để phát triển và cải thiện môi trường làm việc tốt hơn. Một số phương pháp mà bạn có thể áp dụng như sau:
Tạo môi trường làm việc thoải mái, tin tưởng lẫn nhau
Các nhà quản lý, lãnh đạo cần giao tiếp thường xuyên với nhân viên của mình để có thể hiểu nhau hơn. Điều này không chỉ giúp các nhân viên thêm phần tôn trọng mà còn tạo cảm giác thoải mái khi họ muốn hỏi bất cứ vấn đề nào đó.
Nếu các nhà quản lý, lãnh đạo mang đến cảm giác khó gần hoặc khó giao tiếp, nhân viên thường có xu hướng không dám đưa ra ý kiến, không đóng góp xây dựng cho công ty vì sợ bị “mắng”.
Ngoài việc giao tiếp thường xuyên, các nhà lãnh đạo cũng cần tổ chức những hoạt động gắn kết như team building, chia sẻ kinh nghiệm, thưởng thức ẩm thực văn hóa… để tăng cường sự hiểu biết và gần gũi giữa các nhân viên.
Lắng nghe ý kiến của mọi nhân viên
Không phải lúc nào lãnh đạo cũng là người đưa ra ý kiến tốt nhất. Dù có nhiều kinh nghiệm hơn nhưng các nhà quản lý, lãnh đạo thường bị nhân viên gắn mác “cổ hủ”. Để tránh sự việc này xảy ra, bạn nên áp dụng phương pháp quản lý nhân sự của người Nhật đó là luôn lắng nghe ý kiến của mọi nhân viên, dù là nhân viên đã có nhiều năm kinh nghiệm hay nhân viên mới đi chăng nữa.
Điều này sẽ giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và có ích cho sự phát triển của công ty. Thông thường, những người đứng đầu ở công ty Nhật Bản sẽ bày tỏ sự quan tâm đến ý kiến của nhân viên. Họ lắng nghe và phân tích xem những ý kiến đó có thể sử dụng được ở chỗ nào và những chỗ nào cần sửa đổi thì sẽ đưa ra nhận xét, phản hồi.
Bằng cách này, doanh nghiệp vừa có được những ý tưởng độc đáo, sáng tạo, vừa giúp nhân viên phát triển một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Không quát mắng nhân viên
Một trong những xu hướng quản lý mới của các công ty Nhật Bản là không quát mắng nhân viên khi họ mắc sai lầm. Theo các nhà nghiên cứu, phương pháp này có thể giúp tăng hiệu quả làm việc, nâng cao tinh thần đoàn kết và giảm căng thẳng cho cả người quản lý và người bị quản lý.
Thay vì dùng giọng nói lớn, chỉ trích hay đe dọa, các người quản lý Nhật Bản sử dụng những cách giao tiếp tích cực hơn, như khuyến khích, gợi ý hay hỏi ý kiến của nhân viên. Điều này giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng, tin tưởng và có trách nhiệm với công việc của mình.
Luân chuyển nhân viên giỏi đến chỗ phù hợp
Luân chuyển nhân viên giỏi là một phần quan trọng trong việc áp dụng quản lý nhân sự theo nguyên tắc của người Nhật vào doanh nghiệp. Đây là phương pháp đào tạo và phát triển năng lực của nhân viên bằng cách cho họ tham gia vào nhiều vị trí khác nhau trong công ty. Nhờ đó, nhân viên có thể học hỏi kinh nghiệm, nâng cao kỹ năng, mở rộng quan hệ và hiểu rõ hơn về hoạt động của công ty.
Luân chuyển nhân viên giỏi cũng giúp công ty tận dụng tối đa nguồn lực của mình, tạo sự linh hoạt và đổi mới trong quản lý.
Triển khai hệ thống đánh giá, thưởng phạt công bằng
Đây là phương pháp đảm bảo sự minh bạch, công bằng và động viên hiệu suất làm việc của nhân viên.
Khi triển khai hệ thống đánh giá, các nhà lãnh đạo, quản lý cần xác định các tiêu chí đánh giá rõ ràng và cụ thể dựa trên các mục tiêu công việc và đóng góp của từng nhân viên. Hệ thống này nên được thiết kế linh hoạt để phản ánh cả thành tích cá nhân lẫn đóng góp của các nhóm thi đua cho doanh nghiệp. Điều này khuyến khích nhân viên làm việc một cách chuyên nghiệp và đóng góp tích cực vào mục tiêu chung của công ty.
Bên cạnh đó, chính sách thưởng phạt cần được áp dụng một cách công bằng và nhất quán. Thưởng có thể dựa trên thành tích làm việc, đóng góp đáng kể hoặc đạt được các mục tiêu đề ra.
Về phần phạt, cần thiết lập các quy tắc rõ ràng và công bằng để xử lý các trường hợp vi phạm. Quá trình xem xét và quyết định phạt cần được thực hiện một cách minh bạch và dựa trên chứng cứ thực tế. Qua đó, đảm bảo tính công bằng và giúp duy trì kỷ luật làm việc trong tổ chức.
Đào tạo và phát triển nhân sự liên tục
Đào tạo và phát triển nhân sự liên tục là phương pháp quản lý nhân sự của người Nhật áp dụng để nâng cao năng lực, hiệu quả và sự hài lòng của nhân viên. Doanh nghiệp cũng có thể đưa phương pháp này vào công ty để có được những lợi ích như sau:
- Giúp nhân viên cập nhật kiến thức, kỹ năng và thái độ phù hợp với nhu cầu của công việc và thị trường.
- Tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tiềm năng, sáng tạo và đóng góp cho sự phát triển của tổ chức.
- Tăng cường sự gắn kết, tinh thần đồng đội và niềm tin của nhân viên vào tổ chức.
- Giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc và xung đột giữa các nhân viên.
- Nâng cao uy tín, thương hiệu và cạnh tranh của tổ chức trên thị trường.
Như vậy, chúng tôi đã đưa ra các cách quản lý nhân sự của người Nhật cũng như cách để áp dụng chúng vào trong doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn muốn cải thiện môi trường làm việc của doanh nghiệp mình, hãy thử các phương pháp mà chúng tôi đưa ra nhé.
